CHAPTER
10
Merancang
Organisasi yang Adaptif
Hai
para pembaca, jangan bosan – bosan ya membuka blog aku ini. Ya walau
tampilannya gak seberapa menarik, dijamin deh isinya menarik dan bermanfaat
juga. Oya, untuk bab Merancang Organisasi
yang Adaptif yang membahas adalah kelompok empat ( kelompok aku sendiri).
Pada waktu presentasi di depan kelas, yang aku rasakan grogi, gugup, dan
gemetaran (itulah tingkah aku saat presentasi. Jangan heran yaa). Di bab ini,
akan membahas bagaimana merancang organisasi yang adaptif. Mari kita lihat
ulasan yang telah aku buat di blog ini tentang materi yang dibahas oleh
kelompokku.
Pengelolaan adalah penyebaran
berbagai sumber daya yang dimiliki sebuah organisasi untuk meraih tujuan –
tujuan strategis.
1. Pengelolaan Struktur Vertikal
Proses pengelolaan nantinya akan
menciptakan struktur organisasi, yang akan menentukan bagaimana tugas – tugas
yang akan di bagi dan sumber daya yang akan di sebarkan. Struktur organisasi
dapat diartikan sebagai :
1) Seperangkat tugas – tugas formal
yang di berikan pada individu dan departemen
2) Hubungan pelaporan formal, yang
terdiri atas garis wewenang, tanggung jawab dalam mengambil keputusan,
banyaknya tingkatan hierarkis, dan cakupan pengendalian manajer, serta
3) Rancangan sistem untuk menjamin
terciptanya koordinasi pegawai yang efektif antar departemen
Pengertian Peta Organisasi (organization chart)
adalah representasi visual dari struktur organisasi.
2. RANTAI PERINTAH
· Rantai Perintah (chain of
command) adalah garis wewenang yang tidak terputus dimana menghubungkan
semua orang dalam sebuah organisasi dan menunjukkan posisi orang - orang
tersebut.
· Wewenang ( authory)
adalah hak formal dan sah yang dimiliki seorang manajer untuk mengambil
keputusan, memberkan perintah , dan mengalokasikan sumber daya guna memperoleh
hasil yang dikehendaki organisasi.Wewenang dibedakan menjadi 3 karakteristik:
· Wewenang diemban dalam kaitannya
dengan jabatan , bukan orang
· Wewenang berlaku untuk bawahan
· Wewenang berjalan dari atas ke
bawah dalam hierarki vertikal.
· Tanggung jawab(responsibility)
adalah kewajiban untuk menjalankan tugas atau aktivitas yang diembankan.
· Akuntabilitas (accountability)adalah
orang- orang yang berwenang dan bertanggung jawab adalah orang – orang yang
memberikan pelaporan dan pembenaran akan hasil dari suatu tugas kepada pihak
yang posisinya dalam rantai perintah lebih tinggi daripada mereka.
· Delegasi: proses yang digunakan manajer
untuk mengalihkan wewenang dan tanggung jawab pada jabatan – jabatan yang lebih
rendah dalam hierarki.
· Kewenangan Lini: orang- orang yang
memegang jabatan dalam manajemen memiliki wewenang reami untuk mengarahkan dan
mengontrol bawahan secara langsung.
· Kewenangan Staf : sifatnya lebih
sempit dan terdiri atas hak untuk memberi nasehat, rekomendasi, dan koseling
dalam era kemampuan para staf ahli.
· Ruang Lingkup Manajemen : jumlah
pegawai yang memberikanlaporan pada supervisor.
faktor – faktor yang berhubungan
dengan kecilnya keterlibatan supervisor dan besarnya lingkup pengendalian :
1) Pekerjaan yang didelegasikan pada
bawahan adalah pekerjaan yang sifatnya stabil dan ruti
2) Pekerjaan – pekerjaan yang
didelegasikan pada bawahan adalah pekerjaan yang serupa antara satu dan
lainnya.
3) Bawahan, jika lebih dari satu
orang, ditempatkan di satu tempat yang sama.
4) Bawahan adalah orang yang sangat
terlatih dan harus sedikit diarahkan dalam melaksanakan tugas.
5) Peraturan dan prosedur yang
berkenaan dengan pelaksanaan tugas haruslah tersedia.
6) Sistem dan personel pendukung
harusah tersedia bagi manajer.
7) Waktu untuk melakukan supervise
terhadap kegiatan yang tidak perlu di supervise, seperti melakukan koordinasi
dengan departemen lain atau melakukan perancanaan, cukuplah dialokasikan
sedikit saja
3. SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI
· Sentralisasi (centralization)
adlah wewenang dalam mengambil keputusan dipegang oleh jabatan – jabatan tinggi
dalam organisasi.
· Desentralisasi (decentralization)
adalah wewenang dalam mengambil keputusan diturunkan pada tingkatan – tingkatan
jabatan yang lebih rendah.
Faktor faktor yang mempengaruhi
sentralisasi versus desentralisasi adalah sebagai berikut:
Ø Perubahan dan ketidakpastian
lingkungan yang lebih besar biasanya dilkaitkan dengan desentralisasi.
Ø Jumlah sentralisasi atau
desentralisasi harus sesuai dengan srategi perusahaan.
Ø Pada masa krisis atau saat diujung
tanduk wewenang dapat dipegang dengan sentralisasi pada jabatan atas.
4. DEPARTEMENTALISASI
· Departementalisasi(departementalization)
adalah menjadi landasan untuk mengelompokkan jabatan – jabatan tertentu kedalam
departemen – departemen dan departemen- departemen kedalam organisasi secara
keseluruhan.
· Pendekatan Fungsional Vertikal
ialah pengelompoan jabatan – jabatan kedalam departemen berdasarkan
keterampilan , keahlian , aktivitas kerja , penggunaan sumber daya yang sama.
· Pendekatan Divisional ialah
departen departemen yang berbeda dikelompokkan untuk menghasilkan satu keluaran
dari organisasi, berupa barang, program, atau jasa pada suatu pelanggan.
· Pendekatan Matrik ialah
menggabungkan aspek- aspek yang ada pada struktur fungsional dan struktur
divisional secara serentak dalam bagian yang sama pada organisasi.
· Pendekatan Tim
· Pendekatan Jaringan Virtual Ialah
perusahaan melakukan subkontrak untuk sebagian besar fungsi – fungsi besarnya
pada perusahaan yang berbeda.
5. PENGORGANISASIAN UNTUK KOORDINASI
HORIZONTAL
· Koordinasi : mengacu pada
kualitas kolaborasi di antara departemen.
· Gugus Tugas: tim atau komite
sementara yang di buat untuk menyelesaikan permasalahan jangka pendek yang
terdiri atas beberapa departemen.
· Manajer Proyek: orang yang
bertanggung jawab untuk mengoordinasikan aktivitas – aktivitas beberapa
departemen untuk menyelesaikan proyek tertentu.
· Rekayasa Ulang: yang terkadang
disebut rekayasa ulang proses bisnis, perancangan ulang proses bisnis yang
dilakukan secara radikal untuk mendapatkan peningkatan harga, kualitas,
layanan, dan kecepatan.
Artikel Bab 9:Merancang Organisasi
Yang Adaptif
Menurut Charles Darwin, organisasi
yang mampu bertahan dan berumur panjang bukanlah yang terkuat melainkan yang
paling adaptif, yaitu yang selalu menyesuaikan diri terhadap berbagai
perubahan. What Is “Adaptive”? Adaptif adalah fokus dalam menjadikan proses
bisnis lebih flexible dan capable, sehingga organisasi dapat melakukan
perubahan yang cepat. Tingkat adaptabilitas menurut Dr.Denison juga disebut
sebagai salah satu syarat kultur yang membuat sebuah organisasi mampu berubah
dan bersaing sekaligus memenangkan persaingan tersebut.
Situasi sekarang ditandai dengan
ketidaktentuan. Ekonomi dunia menjadi lebih unpredictable dan chaotic. Dan
organisasi bagaikan organisme yang tetap harus berkembang kalau ingin terus
survive. Setiap perubahan dalam keteraturan membawa sebuah proses ke
persimpangan jalan yang mengerikan, Adapt or die! Begitu ungkapan ekstrimnya.
Sebagai contoh kesuksesan beradaptasi dalam persaingan adalah HM Sampoerna.
Hermawan Kartajaya didalam ulasannya di buku 4-G Marketing: A 90-Year Journey
of Creating Everlasting Brands, menjelaskan bahwa ada tiga core winning
characteristics Sampoerna yang menjadikannya sebagai perusahaan raksasa di
Indonesia. Ketiga aspek tersebut adalah adaptability, culture, dan innovation.
Sebuah organisasi yang adaptif salah
satunya adalah yang mampu untuk: Fokus pada pengembangan perubahan ekonomi
bisnis dengan tujuan mempertinggi performance organisasi; seperti
profitability, growth, liquidity dll. Memanfaatkan IT untuk mengotomasi bentuk
baru dari berbagai collaboration, innovation, resource sharing, dan sourcing.
Terus optimis mengembangkan rangkaian modul resources (seperti people,
products, services, technologies, dan processes) dan Melakukan semua tugas
kedalam sebuah mode waktu didalam sebuah market kompetitif yang terus berubah.
Mencapai Organisasi yang Adaptive.
Untuk menjadi sebuah organisasi yang
adaptive, diperlukan bebarapa langkah maturity sebagai berikut:
• Reactive state:
Perusahaan melakukan aksi
berdasarkan sebuah rangsangan (take action based on stimulus). Ada keinginan
untuk merencanakan, namun eksekusinya belum terorganisir karena miskinnya
perencanaan dan koordinasi internal.
• Managed state:
Perusahaan masih berkonsep reactive,
namun sudah mempunyai sebuah set proses dan prosedur yang digunakan untuk
bereaksi. Panning yang ada berfokus pada bagaimana bertindak lebih baik dan
mengoptimalkan proses tersebut.
• Proactive state:
Fasa dimana perusahan-perusahaan
mulai mengantisipasi kebutuhan, melakukan usaha yang luas dan kompeks dalam
merencana, dan hanya bertindak reactive sekali-kali, namun sudah cenderung
melakukan proses otomasi. Perusahaan-perusahan seperti ini jarang kehilangan
kendali/pertahanan. Mereka mampu menyebutkan rencana jangka panjang, mempunyai
proses dokumentasi yang baik dan koordinasi organisasi yang ekstensif.
• Adaptive state:
Organisasi yang tidak sekedar
proaktif, namun juga dapat otomatis membuat perubahan dengan usaha manual lewat
sebuah proses maupun dengan menggunakan otomasi teknologi via metric analysis.
Mereka mampu bertindak antisipatif dalam menghadapi masalah sekaligus mencegah
masalah terjadi. Step-step sebuah organisasi menuju adaptive organization dapat
terlihat seperti diagram dibawah ini.
Membentuk Organisasi yang Adaptif
Menurut William Fulmer pengarang
buku Shaping the Adaptive Organization, dalam dunia bisnis sudah banyak seorang
pemimpin yang sukses melihat perbedaan dan mampu memanfaatkanya sebagai kunci
untuk mengalahkan para pesaing. Sebagai contoh disaat banyak pihak menilai
kemunculan internet sebagai ancaman bagi bisnis mereka, yang lain menilainya
sebagai peluang besar. Dan ketika kebanyakan bioskop/studio film ditandingi
televisi, Walt Disney mampu bertahan dan memanfaatkannya.
Untuk membangun sebuah organisasi
yang adaptif, yang dapat terus survive dan berkembang meski berada dilingkungan
yang terus berubah perlu konsep dan strategi sebagai berikut:
1. Landscape
Adaptive erat hubungannya dengan
kemampuan untuk cepat berubah dan terus berupaya antisipatif. Untuk mengetahui
kapan seharusnya organisasi berubah, seorang eksekutif atau pemimpin bisnis
harus meakukan survey pada jangkauan, bentangan ada pandangan bisnis mereka.
Bagaimana mereka melihat lingkungan bisnis mereka? Apakah hierarchical atau
flat? Bagaimana hubungannya dengan organisai lain yang sejenis? Langkah
selanjutnya seperti membuat Internal Factor Analysis Summaries (IFAS) yang
berupa strength (kekuatan) dan weakness (kelemahan), serta External Factor
Analysis Summaries (EFAS) yaitu opportunity (peluang) dan threath (ancaman)
dari organisasi yang mereka pimpin.
Seorang pemimpin harus lebih dahulu
memahami organisasi tersebut sebelum memulai mengubahnya. Memahami landscape
organisai dan peran perubahan terhadap perusahaan adalah poin utama untuk
memikirkan kembali critical strategies perusahaan. Langkah-langkah selengkapnya
dalam upaya landscape yaitu:
Melihat jauh ke masa depan
Kebanyakan dari organisasi tidak
mampu melihat horizon lingkungan bisnis mereka, dan malah terpaku fokus pada
sebagian masalah yang dihadapi sekarang tanpa mempersiapkan usaha-usaha
antisipatif.
Memahami landscape bisnis
Melihat dunia yang semakin susah
diprediksi, pemimpin bisnis seharusnya tidak hanya sekedar personal yang
memahami lingkungan kompetitif pada organisasinya dimana organisasi tersebut
beroperasi, namun juga mampu membantu orang lain didalam organisasi tersebut
untuk ikut memahaminya dengan baik.
Memahami prinsip ketidaktentuan
dunia bisnis
Sebuah pemahaman pada sistem adaptif
yang komplek akan memberikan pemimpin bisnis mengetahui apa yang hilang pada
kebanyakan management praktis sekarang. Yaitu sebuah prespektif luas pada dunia
bisnis.
Memahami rencana strategis pada
organisasi yang adaptif
Perusahaan yang sukses dalam sebuah
ketidakrataan landscape tidak hanya mencoba untuk menyederhanakan proses kerja
dan terus beradaptasi untuk menyesuaikan landscape namun juga secara konstan
mengembangkan sistem.
2. Learning.
Perusahaan yang sukses menciptakan
sebuah kultur adaptif adalah yang tidak hanya sekedar mendorong setiap
individunya untuk terus belajar namun juga men-share-nya. Dengan upaya
pembelajaran terus menerus ini, perusahaan akan mampu merespon lebih cepat pada
perubahan kondisi market. Upaya learning erat hubungannya dengan knowedge
management yang sangat dibutuhkan sebuah organisai yang ingin terus berkembang
dan survive. Karena pembelajaran ini akan meningkatkan kreatifitas dan
produktifitas anggota yang otomatis berpengaruh pada reliability organisasi.
3. Leadership
Me-manage sebuah organisai yang
adaptif memerlukan visi dan skill non tradisioanal. Dan disini dibutuhkan jiwa
kepemimpinan tidak hanya sebagai penunjuk arah namun pembimbing menuju
keberhasilan dalam melawan kompleksitas dan menciptakan sebuah organisai yang
ulet ( Resilient Organization). Pemimpin organisasi harus berpikir tidak hanya
dengan siapa mereka menciptakan hubungan (relationships) tapi juga tentang tipe
hubungan apa yang mereka inginkan beserta resiko yang terkait dengan berbagai
relationship. Juga perlu diciptakan sebuah adaptive leadership dalam lingkungan
yang kompleks, sehingga pemimpin akan berperan lebih dari sebagai ‘pahlawan’
yang menjadi figur tersendiri yang mencoba mengontrol dan mengkemudikan
organisasi, namun juga sebagai katalisator dan fasilitator.
Dalam buku Shaping the Adaptive
Organization, Gary Beinger, seorang eksekutif eBay mengatakan bahwa organisasi
yang adaptif akan mampu bergerak 10 kali lebih cepat dari organisai normal.
Organisasi yang adaptif juga cenderung mempunyai powerful dan mampu mengatasi
permasalahan sendiri dengan cepat.
Manfaat Menjadi Adaptive
Manfaat yang diterima sebuah
organisasi yang mampu adaptif adalah sebagai berikut:
• Efficiency/utilization
Mengatur penggunaan sumber critical
organisasi ; seperti financial dan sumber daya manusia, untuk menghasilkan
benefit yang paling optimal bagi perusahaan.
• Flexibility
Kemampuan yang mengijinkan sebuah
organisasi untuk selalu siap bertindak ketika sebuah kesempatan telah
teridentifikasi, baik sebuah kesempatan bisnis, keperluan kompetisi baru,
ataupun kesempatan untuk menggunkan teknologi untuk mendukung business
services. Sebuah adaptive organization akan menciptakan proses dan struktur
yang dapat dirubah dengan sedikit pengaruh, usaha dan minimum perselisihan.
• Timeliness
Memungkinkan sebuah organisasi
tersebut untuk tidak sekedar mampu bereaksi/bertindak namun mampu bertindak
cepat dan tepat. Kecepatan dalam menangkap opportunity tersebut mencakup
pengaruh langsung pada kemampuan untuk memanfaatkannya lebih lanjut. Sebagai
contoh parameter keberhasilannya adalah seberapa cepat sebuah line bisnis mampu
melaunching sebuah produk baru.
• Value/cost
Meningkatkan value yang diberikan ke
organisasi lewat posisi yang memberikan keuntungan terbaik dari pertumbuhan
opportunity. Juga pemahaman dan kontrol over cost dan kemampuan untuk bertindak
cepat pada kesempatan baru demi memaksimalkan keuntungan perusahaan yang dapat
dicapai.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar